Czy biuro rachunkowe jest administratorem danych osobowych?

Czy biuro rachunkowe jest administratorem danych osobowych? Odpowiedź zależy od charakteru przetwarzanych danych oraz relacji łączącej biuro rachunkowe z klientem. Najczęściej biuro rachunkowe pełni rolę podmiotu przetwarzającego (procesora) wobec danych klienta, a administratorem jest klient, który określa cele i zakres przetwarzania danych osobowych[1][4]. Jednak w odniesieniu do danych własnych pracowników lub kontrahentów, biuro rachunkowe staje się administratorem danych osobowych[3][4].

Definicje: Administrator danych osobowych i podmiot przetwarzający

Administrator danych osobowych (ADO) to osoba, firma lub jednostka, która samodzielnie lub wspólnie z innymi decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych[1][2][3]. Z kolei podmiot przetwarzający (procesor) działa na zlecenie administratora, realizuje określone zadania i nie decyduje o samodzielnym celu ani o środkach przetwarzania tych danych[1][3][5].

Różnica ta jest kluczowa z punktu widzenia odpowiedzialności wynikającej z przepisów RODO, gdyż wyłącznie administrator podejmuje decyzje dotyczące przetwarzania danych, natomiast procesor realizuje je wedle instrukcji administratora[1][3].

Rola biura rachunkowego jako administratora i procesora

Biuro rachunkowe występuje najczęściej jako podmiot przetwarzający (procesor) w sytuacji, gdy przetwarza dane osobowe na zlecenie klienta w ramach usług księgowych. W tym przypadku administratorem danych pozostaje klient, ponieważ to on ustala cel oraz zakres przetwarzania danych, a biuro rachunkowe wykonuje określone czynności na podstawie umowy powierzenia[4][5].

Równocześnie biuro rachunkowe jako firma jest administratorem danych osobowych w odniesieniu do swoich pracowników, kontrahentów czy dostawców. W tym zakresie samodzielnie decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych[3][4].

Umowa powierzenia przetwarzania danych i obowiązki biura rachunkowego

W przypadku świadczenia usług na rzecz klienta, niezbędne jest zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych między klientem (administratorem) a biurem rachunkowym (procesorem)[5]. W tej umowie określa się m.in. cel, zakres oraz czas przetwarzania danych i warunki bezpieczeństwa.

Biuro rachunkowe zobligowane jest do stosowania się do szczegółowych instrukcji administratora, wdrażania środków bezpieczeństwa, prowadzenia dokumentacji oraz zgłaszania ewentualnych naruszeń przetwarzania danych osobowych[1][4]. Odpowiedzialność za zgodność całego procesu z RODO spoczywa na kliencie, ale biuro rachunkowe również ponosi konsekwencje w przypadku uchybień związanych z bezpieczeństwem danych[4].

Wymagania prawne i procesy ochrony danych osobowych

Biura rachunkowe, zarówno jako administratorzy własnych danych, jak i podmioty przetwarzające dane klientów, zobowiązane są do wdrożenia kompleksowych polityk ochrony danych, prowadzenia rejestrów czynności przetwarzania oraz organizowania systematycznych szkoleń pracowników[1][3].

Dodatkowo biura rachunkowe powinny stosować zaawansowane rozwiązania z zakresu cyberbezpieczeństwa, np. kontrolę dostępu, szyfrowanie danych, procedury reagowania na incydenty oraz politykę minimalizacji ryzyka naruszeń[3]. Istotne jest także prowadzenie ewidencji czynności przetwarzania oraz zapewnienie możliwości udziału w audytach prowadzonych przez administratora[1][3][5].

Odpowiedzialność klienta i biura rachunkowego

Klient, będąc administratorem danych osobowych, odpowiada za wybór biura rachunkowego jako podmiotu przetwarzającego oraz za przestrzeganie wymagań RODO podczas całego procesu współpracy[4]. Powinien on regularnie kontrolować biuro rachunkowe pod kątem zgodności z przepisami oraz aktualizować zawarte umowy powierzenia w razie zmiany aspektów przetwarzania[5].

Biuro rachunkowe odpowiada za prawidłowe wdrożenie zabezpieczeń i realizację zleconych czynności zgodnie z instrukcjami administratora. W przypadku naruszenia bezpieczeństwa lub nieprzestrzegania procedur może ponieść konsekwencje prawne oraz finansowe[4].

Aktualne wyzwania i trendy w zarządzaniu danymi

Współcześnie biura rachunkowe muszą sprostać wyzwaniom związanym z nasilającym się ryzykiem cyberataków, wymogiem transparentności przetwarzania oraz efektywną ochroną danych osobowych zgodnie z RODO[3].

Coraz większą rolę odgrywa dostosowywanie narzędzi IT do wymogów prawnych, ciągła edukacja pracowników oraz implementacja nowoczesnych systemów zabezpieczeń, które zapewniają wysoką jakość ochrony powierzonych danych[3].

Podsumowanie

Biuro rachunkowe nie jest zawsze administratorem danych osobowych. Pełni ono rolę administratora wyłącznie wobec własnych danych lub danych kontrahentów, natomiast w relacji obsługi księgowej dla klientów jest co do zasady podmiotem przetwarzającym. Kluczowe znaczenie ma każdorazowa analiza relacji oraz przejrzyste określenie ról i odpowiedzialności w odpowiednich dokumentach zgodnie z wymaganiami RODO[1][3][4].

Źródła:

• [1] UODO – Rola administratora i podmiotu przetwarzającego. https://uodo.gov.pl/pl/138/497
• [2] RODO w biurach rachunkowych – Ministerstwo Finansów. https://www.gov.pl/web/finanse/rodo-w-biurach-rachunkowych
• [3] RODO: Administrator danych a podmiot przetwarzający – GIODO. https://giodo.gov.pl/pl/1520281/6201
• [4] Odpowiedzialność biura rachunkowego za przetwarzanie danych osobowych – PwC Polska. https://www.pwc.pl/pl/artykuly/biura-rachunkowe-rodo-odpowiedzialnosc.html
• [5] Umowa powierzenia przetwarzania danych – Ministerstwo Cyfryzacji. https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/rodo-umowa-powierzenia