Jak zgłosić naruszenie RODO w swojej firmie?

Naruszenie RODO w firmie to zdarzenie, które może prowadzić do poważnych konsekwencji zarówno prawnych, jak i finansowych. Zgłoszenie incydentu do organu nadzorczego jest obowiązkiem każdego administratora danych. Poniżej przedstawiamy pełny i czytelny przewodnik, jak krok po kroku zgłosić naruszenie ochrony danych osobowych w swojej organizacji.

Co to jest naruszenie RODO?

Naruszenie RODO oznacza sytuację, w której dochodzi do niezamierzonego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utraty, zmiany, nieuprawnionego udostępnienia lub dostępu do danych osobowych. Do incydentu może dojść zarówno poprzez błąd ludzki, niedopatrzenia procedur, jak i działanie zewnętrzne. Naruszenie ochrony danych to także każde zdarzenie wpływające na bezpieczeństwo zgromadzonych informacji dotyczących osób fizycznych.

Kto jest odpowiedzialny za zgłoszenie naruszenia RODO?

W firmie główną rolę pełni administrator danych, czyli osoba lub podmiot decydujący o celach i sposobach przetwarzania danych. W przypadku gdy przetwarzanie danych zlecone jest zewnętrznej firmie, tzw. podmiotowi przetwarzającemu, to właśnie ona powiadamia administratora o naruszeniu. Następnie administrator jest zobowiązany zgłosić incydent do organu nadzorczego, którym jest Prezes UODO.

Za prawidłową realizację obowiązków odpowiada również wyznaczony w organizacji Inspektor Ochrony Danych lub wskazany punkt kontaktowy.

Kiedy i komu trzeba zgłosić naruszenie RODO?

Zgodnie z przepisami każde naruszenie, które niesie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, musi być zgłoszone do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia.

Jeżeli od momentu wykrycia do zgłoszenia upłynęło więcej niż 72 godziny, trzeba podać przyczynę opóźnienia. Formalności dopełnia się elektronicznie, np. przez formularz na platformie biznes.gov.pl lub stronę internetową UODO.

Jakie informacje powinno zawierać zgłoszenie naruszenia?

Najważniejsze elementy zgłoszenia naruszenia RODO to:

• Charakter naruszenia – rzeczowy opis okoliczności, data i miejsce incydentu, środowisko IT
• Kategorie i liczba danych oraz osób dotkniętych naruszeniem
• Możliwe skutki dla osób, których dane dotyczą
• Środki zaradcze zastosowane w reakcji na naruszenie, działania naprawcze i prewencyjne
• Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych lub innego punktu kontaktowego

Formularze zgłoszeniowe wymagają jasnego przedstawienia skali naruszenia oraz przewidywanych konsekwencji incydentu.

Jak wygląda proces zgłaszania naruszenia RODO?

Procedura zgłaszania składa się z kilku kluczowych etapów:

1. Stwierdzenie naruszenia i szybka analiza okoliczności, w tym weryfikacja przyczyny i potencjalnych skutków
2. Ocena ryzyka – podjęcie decyzji, czy zgłoszenie jest obowiązkowe (ocena ryzyka dla praw i wolności osób fizycznych)
3. Przygotowanie zgłoszenia z pełnym zestawem wymaganych informacji
4. Przekazanie zgłoszenia do UODO elektronicznym kanałem w ciągu 72 godzin od wykrycia incydentu
5. W razie potrzeby – poinformowanie osób, których dane dotyczą, jeśli incydent skutkuje wysokim ryzykiem negatywnych konsekwencji dla tych osób

W przypadku naruszenia przez podmiot przetwarzający dane obowiązek informowania administratora spoczywa na tym podmiocie. Administrator finalizuje cały proces w imieniu firmy.

Obowiązek informowania osób, których dane dotyczą

Jeżeli naruszenie ochrony danych może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw i wolności osób, administrator powinien niezwłocznie przekazać im odpowiednią informację dotyczącą incydentu. W komunikacie do osób powinny znaleźć się kluczowe dane o charakterze naruszenia i podjętych środkach zaradczych, aby umożliwić im reakcję na potencjalne konsekwencje.

Wewnętrzne procedury i dokumentacja w firmie

Każda organizacja powinna mieć gotowe procedury zarządzania incydentami RODO. Do kluczowych elementów należy system szybkiej detekcji incydentów, schemat analizy, określenie osób odpowiedzialnych za działania naprawcze oraz szczegółowa dokumentacja każdego zdarzenia.

Firmowe procedury muszą obejmować analizę ryzyka, jasny podział zadań oraz regularne przeszkalanie personelu z zakresu ochrony danych osobowych i postępowania podczas naruszenia.

Konsekwencje braku zgłoszenia naruszenia RODO

Niezgłoszenie naruszenia RODO w odpowiednim terminie lub wada formalna zgłoszenia może skutkować poważnymi sankcjami administracyjnymi dla firmy. Wysokość kary zależy od skali zdarzenia, opóźnienia w zgłoszeniu oraz skuteczności wdrożonych środków naprawczych i prewencyjnych.

Sprawę analizuje Prezes UODO. Każdy przypadek jest rozpatrywany indywidualnie, a decyzja dotycząca ewentualnej kary zapada po szczegółowej analizie dostarczonych informacji i okoliczności sprawy.

Podsumowanie

Zgłoszenie naruszenia RODO w firmie jest nie tylko prawnie określonym obowiązkiem, ale także elementem świadomego zarządzania bezpieczeństwem. Kluczowe znaczenie ma natychmiastowa reakcja po wykryciu incydentu, rzetelne dostarczenie niezbędnych informacji oraz kompleksowe działania naprawcze i zapobiegawcze. Odpowiednie procedury i kultura ochrony danych pomagają zminimalizować ryzyko i zapewnić zgodność z przepisami RODO.