Złamanie RODO gdzie zgłosić naruszenie danych osobowych?

Złamanie RODO gdzie zgłosić naruszenie danych osobowych? Zgłoszenie naruszenia ochrony danych osobowych należy zgłosić odpowiedniemu organowi nadzorczemu, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO). Procedura związana ze zgłoszeniem incydentu wynika wprost z art. 33 RODO i musi zostać dokonana bez zbędnej zwłoki – nie później niż w ciągu 72 godzin od wykrycia naruszenia[1][2][5]. Poniżej przedstawiamy szczegółowe wyjaśnienie procesu, wytyczne oraz kluczowe elementy zgłoszenia.

Co to jest naruszenie ochrony danych osobowych?

Naruszenie ochrony danych osobowych oznacza incydent prowadzący do nieautoryzowanego dostępu, ujawnienia, utraty lub uszkodzenia danych osobowych. Może ono polegać zarówno na działaniu nieuprawnionym, jak i na zaniechaniu, skutkującym naruszeniem poufności, integralności lub dostępności danych[1][2]. Definicja ta jest kluczowa dla poprawnej identyfikacji i kwalifikacji incydentu jako naruszenia RODO.

Kto jest zobowiązany do zgłoszenia naruszenia?

Podmiotem odpowiedzialnym za zgłoszenie jest administrator danych. To on ma obowiązek zgłosić naruszenie do odpowiedniego organu nadzorczego. W Polsce funkcję tę pełni Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO). Obowiązek ten istnieje niezależnie od skali incydentu, natomiast wyjątek stanowi sytuacja, gdy naruszenie nie stwarza ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych – wtedy zgłoszenie nie jest obligatoryjne[1][2].

Procedura zgłoszenia naruszenia danych osobowych

Jak zgłosić naruszenie danych osobowych? Cały proces obejmuje kilka kluczowych etapów:

• Wykrycie naruszenia i ograniczenie jego skutków: Priorytetowo należy podjąć działania redukujące negatywne konsekwencje incydentu[6].
• Ocena ryzyka: Administrator analizuje, czy naruszenie może skutkować naruszeniem praw lub wolności osób fizycznych i czy zgłoszenie jest konieczne[2][5].
• Przygotowanie zgłoszenia: Należy opisać naruszenie, podać jego kategorię, liczbę osób i dane objęte incydentem, określić skutki i działania naprawcze[1][7].
• Przekazanie zgłoszenia: Zgłoszenia dokonuje się elektronicznie za pośrednictwem specjalnego formularza na platformie https://www.biznes.gov.pl/pl/opisy-procedur/-/proc/1522[3][4][7].
• Powiadomienie osób, których dane dotyczą: Jeśli ryzyko naruszenia ich praw lub wolności jest wysokie, administrator ma obowiązek powiadomić również te osoby[2][5].
• Dokumentowanie: Każdy etap procesu, łącznie z datą, godziną incydentu i wykrycia oraz czynnościami naprawczymi, musi zostać udokumentowany[6].

Zgłoszenie powinno nastąpić nie później niż w terminie 72 godzin od momentu wykrycia incydentu. Zwłoka musi być szczegółowo uzasadniona w treści zgłoszenia z podaniem przyczyn opóźnienia[1].

Zawartość zgłoszenia do UODO

Zgłoszenie musi zawierać następujące informacje:

• Opis naruszenia wraz z datą i godziną incydentu oraz jego wykrycia
• Kategorie i szacunkowa liczba osób oraz danych objętych naruszeniem
• Szczegółowy opis skutków incydentu
• Opis podjętych działań naprawczych i środków zaradczych
• Imię i nazwisko osoby zgłaszającej oraz przyczyny ewentualnego opóźnienia zgłoszenia[1][6][7]

Dane te pozwalają Prezesowi UODO rzetelnie ocenić sytuację i zaplanować ewentualne dalsze kroki w związku z naruszeniem.

Naruszenia transgraniczne i wybór organu nadzorczego

Jeśli naruszenie dotyczy podmiotów z kilku państw lub wpływa na osoby w różnych krajach Unii Europejskiej, ważne jest określenie właściwego organu nadzorczego. Prezes UODO w Polsce może nie być organem wiodącym przy tego typu naruszeniach, dlatego należy ustalić, w którym kraju decyduje się ostateczna lokalizacja zgłoszenia zgodnie z zasadami współpracy wynikającymi z przepisów RODO[3][4].

Komunikacja i odpowiedzialność – kto uczestniczy w procesie?

W procesie zgłaszania naruszenia dane osobowe przetwarzane są w ścisłej relacji:

• Administrator informuje organ nadzorczy (UODO) o naruszeniu
• Podmiot przetwarzający informuje administratora
• Administrator powiadamia osoby, których dane dotyczą – jeśli wymaga tego poziom ryzyka[2][5]

Każdy etap musi błyskawicznie przebiegać zgodnie z ustalonymi procedurami organizacyjnymi oraz przepisami prawa, aby chronić interesy osób fizycznych i minimalizować skutki naruszenia.

Znaczenie dokumentacji i działań po naruszeniu

Po dokonaniu zgłoszenia kluczowe znaczenie ma prowadzenie szczegółowej dokumentacji naruszenia. Powinna ona obejmować m.in. imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej, datę i godzinę zdarzenia oraz wykrycia, a także całą historię podjętych działań naprawczych i profilaktycznych[6]. Dzięki temu możliwa jest nie tylko prawidłowa reakcja na obecne naruszenie, lecz również skuteczne ograniczanie ryzyka w przyszłości poprzez wdrażanie mechanizmów prewencyjnych.

Podsumowanie – gdzie i jak zgłosić naruszenie RODO?

Złamanie RODO w zakresie ochrony danych osobowych należy zgłosić do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), zasadniczo za pomocą elektronicznego formularza na platformie biznes.gov.pl, w terminie do 72 godzin od momentu wykrycia incydentu. Prawidłowe zgłoszenie powinno być kompletne, rzetelnie udokumentowane i uzupełnione uwzględniając obowiązkową ocenę ryzyka, odpowiednie powiadomienia oraz wdrożenie działań zabezpieczających przed podobnymi incydentami w przyszłości[1][2][3][4][5][6][7].

Źródła:

• [1] https://gdpr.pl/baza-wiedzy/akty-prawne/interaktywny-tekst-gdpr/artykul-33-zglaszanie-naruszenia-ochrony-danych-osobowych-organowi-nadzorczemu
• [2] https://odo24.pl/wiedza/abc-rodo/odpowiedz-na-pytanie.kiedy-i-komu-nalezy-zglaszac-naruszenie-ochrony-danych-osobowych
• [3] https://uodo.gov.pl/pl/525/2582
• [4] https://uodo.gov.pl/pl/492/2278
• [5] https://wse.edu.pl/wp-content/uploads/2023/04/Pracownik-instrukcja-Instrukcja-postepowania-w-sytuacji-naruszenia-ochrony-danych-osobowych-przetwarzanych-w-WSE.pdf
• [6] https://firmove.pl/wzory-dokumentow/rodo/procedura-reagowania-na-naruszenia-ochrony-danych-osobowych
• [7] https://szpital-brzozow.pl/wp-content/uploads/2021/09/instrukcja.pdf