RODO wyznacza jasno określone zasady zgłaszania naruszeń ochrony danych osobowych. Każda organizacja, która zauważyła łamanie RODO, powinna wiedzieć, gdzie i w jaki sposób zgłaszać incydent oraz na jakie elementy zwrócić szczególną uwagę podczas całego procesu. Prawidłowe postępowanie minimalizuje potencjalne konsekwencje prawne i zapewnia lepszą ochronę praw osób, których dane dotyczą.
Gdzie zgłaszać naruszenia RODO?
W Polsce organem nadzorczym przyjmującym zgłoszenia naruszeń RODO jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Administratorzy danych zobowiązani są składać zgłoszenia do tego organu w przypadku, gdy incydent powoduje ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Proces ten odbywa się najczęściej w sposób elektroniczny za pośrednictwem dedykowanych formularzy udostępnionych online, na przykład poprzez platformę biznes.gov.pl.
W sytuacji, gdy naruszenie dotyczy danych osobowych obywateli kilku krajów Unii Europejskiej, zgłoszenie kieruje się do właściwego europejskiego organu nadzorczego. W takim przypadku, Prezes UODO może nie być organem wiodącym. Współpraca i koordynacja zgłoszeń pomiędzy organami różnych krajów UE nabiera wtedy szczególnego znaczenia.
Co należy uwzględnić przy zgłoszeniu naruszenia RODO?
Zgłoszenie naruszenia RODO musi być kompletne i szczegółowe. Powinno ono zawierać:
- Charakter naruszenia, czyli co dokładnie się wydarzyło, w jaki sposób naruszono ochronę danych osobowych.
- Kategorie oraz szacunkową liczbę osób i danych dotkniętych naruszeniem. Precyzyjna informacja ułatwia organowi ocenę skali oraz powagi incydentu.
- Możliwe konsekwencje dla osób, których dane zostały naruszone, szczególnie jeśli wiąże się to z wysokim ryzykiem naruszenia ich praw lub wolności.
- Szczegółowy opis środków zaradczych podjętych po wykryciu naruszenia oraz przewidywanych działań naprawczych.
- Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych lub innego wyznaczonego punktu kontaktowego.
Wyżej opisane informacje stanowią trzon zgłoszenia i są kluczowe dla prawidłowej oceny naruszenia przez organ nadzorczy.
Termin zgłoszenia naruszenia i odpowiedzialność administratora
Najważniejszą zasadą jest obowiązek zgłoszenia naruszenia do organu nadzorczego nie później niż w ciągu 72 godzin od wykrycia incydentu. Ominięcie tego terminu wymaga szczegółowego uzasadnienia opóźnienia. Szybkość reakcji ma w tym przypadku kluczowe znaczenie, ponieważ pozwala ograniczyć skutki naruszenia i sprawnie wdrożyć środki zaradcze.
Dodatkowo, jeśli ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie, administrator musi także poinformować osoby, których dane dotyczą. Przekazana informacja powinna jasno wyjaśniać, na czym polegało naruszenie, jakie działania podjęto i jakie kroki są zalecane w celu ograniczenia ewentualnych konsekwencji.
Procedura zgłaszania naruszenia RODO
Cały proces rozpoczyna się od stwierdzenia incydentu przez administratora danych lub podmiot przetwarzający. Następnie powinna nastąpić natychmiastowa ocena ryzyka — określenie, czy zaistniałe naruszenie może skutkować zagrożeniem dla praw i wolności osób, których dane dotyczą.
Po dokonaniu oceny przystępuje się do przygotowania kompleksowego zgłoszenia, które obejmuje wszystkie wymagane przepisami informacje, opis sytuacji oraz podejmowane środki naprawcze. Zgłoszenie składa się elektronicznie we właściwym systemie, oznaczając datę i godzinę wykrycia zdarzenia. W przypadku opóźnienia względem terminu 72 godzin, należy rzetelnie wyjaśnić przyczyny zwłoki.
Warto pamiętać, że podmioty przetwarzające dane również mają obowiązek natychmiastowego zgłaszania incydentów administratorowi danych, umożliwiając mu niezwłoczne przeprowadzenie dalszych czynności. Odpowiedzialność za terminowe i rzetelne zgłoszenie spoczywa zatem zarówno na administratorze, jak i podmiotach przetwarzających.
Rola organów nadzorczych i dalsze konsekwencje zgłoszenia
Po otrzymaniu zgłoszenia, organ nadzorczy rejestruje incydent w odpowiednim rejestrze i analizuje przekazane informacje. Jeśli zgłoszenie wymaga dodatkowych wyjaśnień lub dokumentów, organ może zwrócić się do administratora z prośbą o ich uzupełnienie.
Organy nadzorcze mają uprawnienie do przeprowadzania kontroli, wydawania zaleceń oraz nakładania sankcji za nieprzestrzeganie przepisów RODO. Dzięki centralnej ewidencji naruszeń mogą one skutecznie monitorować powtarzalność incydentów i identyfikować podmioty o podwyższonym ryzyku.
Na co zwrócić szczególną uwagę przy zgłaszaniu łamania RODO?
Przede wszystkim liczy się terminowość oraz kompletność zgłoszenia. Każda luka informacyjna może skutkować koniecznością złożenia wyjaśnień i wydłużeniem czasu rozpatrzenia zgłoszenia. Kluczowe są także rzetelna ocena potencjalnych skutków incydentu oraz jasne wykazanie, jakie działania zaradcze zostały już wdrożone lub są planowane.
Nie mniej istotna jest również współpraca między administratorem a podmiotami przetwarzającymi w celu szybkiej identyfikacji naruszenia i podjęcia niezbędnych kroków. W przypadkach o charakterze transgranicznym, koordynacja z europejskimi organami nadzorczymi stanowi dodatkowe wyzwanie — wymaga precyzji i sprawnej wymiany informacji.
Przestrzeganie wszystkich omówionych zasad pozwala skutecznie realizować wymagania RODO, ograniczać negatywne skutki naruszenia danych osobowych oraz chronić prawa osób, których dane dotyczą.
DolinaInformacji.pl to dynamicznie rozwijający się portal ogólnotematyczny, gdzie każdy znajdzie coś dla siebie. Łączymy różnorodność z jakością, oferując treści w dziesięciu kluczowych kategoriach – od biznesu i finansów, przez lifestyle i modę, po technologię i zdrowie.